คนที่ทำธุรกิจต้องเคยเจอสถานการณ์ ได้ใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์รายใหม่ ราคาน่าสนใจ เงื่อนไขดูดี แต่ยังไม่แน่ใจว่าบริษัทนี้มีอยู่จริงหรือไม่ และเชื่อถือได้แค่ไหน หลายคนก็อาจเริ่มจากการค้นชื่อบริษัทใน Google ดูเว็บไซต์ หรือดูเอกสารที่ซัพพลายเออร์ส่งมา แต่วิธีเหล่านี้อาจยังไม่เพียงพอ เพราะชื่อบริษัทอาจคล้ายกันกับบริษัทอื่น ข้อมูลในเอกสารอาจไม่ตรงกับนิติบุคคลจริง หรือบริษัทอาจมีสถานะบางอย่างที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจทำธุรกิจด้วย
การตรวจสอบบริษัทให้ถูกวิธีคือจุดเริ่มต้นที่สำคัญก่อนเลือกซัพพลายเออร์รายใหม่ และในบทความนี้จะแสดงให้เห็นว่าตรวจสอบบริษัทมีจริงไหมด้วยตนเองได้อย่างไรภายในเวลาไม่นาน พร้อมขยายไปสู่สิ่งที่ฝ่ายจัดซื้อควรดูต่อก่อนตัดสินใจทำสัญญาจริง
มีแค่ชื่อบริษัท ตรวจสอบบริษัทมีจริงไหมได้หรือไม่
สถานการณ์ที่พบบ่อยคือฝ่ายจัดซื้อหรือเจ้าของธุรกิจมีเพียงชื่อบริษัทจากใบเสนอราคา อีเมล เว็บไซต์ หรือเอกสารแนะนำบริษัทเท่านั้น คำถามคือสามารถเริ่มตรวจสอบบริษัทมีจริงไหมได้หรือไม่ในสถานการณ์แบบนี้
คำตอบคือสามารถเริ่มต้นได้ แต่ต้องระวังหลายจุด เพราะชื่อบริษัทอาจคล้ายกันกับบริษัทอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกัน บางกรณีอาจเป็นบริษัทในเครือเดียวกันที่ใช้ชื่อใกล้เคียงกันโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจ และบางครั้งชื่อทางการค้าที่ใช้ในการติดต่อธุรกิจอาจไม่ตรงกับชื่อนิติบุคคลที่จดทะเบียนจริงเลย
เพื่อให้การตรวจสอบมีความแม่นยำมากขึ้น ควรพยายามขอหรือค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมจากซัพพลายเออร์ก่อนเริ่มตรวจสอบ ได้แก่ ชื่อบริษัทเต็มตามที่จดทะเบียน เลขนิติบุคคลซึ่งเป็นข้อมูลที่แม่นยำที่สุดในการระบุตัวบริษัท ที่อยู่บริษัทตามทะเบียน ชื่อกรรมการหรือผู้มีอำนาจลงนามที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกรรม และเอกสารที่ออกในนามบริษัท เช่น ใบเสนอราคา ใบกำกับภาษี หรือหนังสือรับรองบริษัท
หากซัพพลายเออร์ไม่สามารถให้เลขนิติบุคคลหรือข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ได้เมื่อถูกขอ นั่นอาจเป็นสัญญาณแรกที่ควรตั้งข้อสังเกต เพราะบริษัทที่ดำเนินธุรกิจจริงควรมีข้อมูลเหล่านี้พร้อมให้ตรวจสอบเสมอ
วิธีตรวจสอบบริษัทว่ามีจริงไหม ทำด้วยตนเองได้
เมื่อมีข้อมูลเบื้องต้นพร้อมแล้ว ขั้นตอนต่อไปนี้ช่วยให้ตรวจสอบบริษัทว่ามีจริงไหมได้ด้วยตนเองภายในเวลาไม่นาน
1. เตรียมชื่อบริษัทหรือเลขนิติบุคคลให้ถูกต้อง
เริ่มจากการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ในใบเสนอราคา สัญญา อีเมล ใบกำกับภาษี หรือเอกสารอื่นที่ซัพพลายเออร์ส่งมา หากมีเลขนิติบุคคลให้ใช้เลขนี้เป็นหลักในการค้นหา เพราะเลขนิติบุคคลมีความแม่นยำมากกว่าการค้นด้วยชื่อบริษัทเพียงอย่างเดียว ในขณะที่ชื่อบริษัทอาจมีความคลาดเคลื่อนจากการพิมพ์ผิดหรือมีบริษัทชื่อใกล้เคียงกันหลายแห่ง
2. ใช้แหล่งข้อมูลทางการเพื่อเช็คบริษัทจดทะเบียน
ระบบค้นหาข้อมูลนิติบุคคลของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นแหล่งข้อมูลทางการที่ใช้ยืนยันได้ว่าบริษัทจดทะเบียนถูกต้องหรือไม่ เนื่องจากเมนูและขั้นตอนการใช้งานของระบบราชการอาจมีการปรับปรุงเป็นระยะ แนะนำให้ตรวจสอบหน้าเว็บไซต์ปัจจุบันของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยตรงเพื่อดูขั้นตอนล่าสุดก่อนเริ่มค้นหา
3. ค้นหาด้วยชื่อบริษัทหรือเลขนิติบุคคล
หากค้นหาด้วยชื่อบริษัท ต้องเทียบผลลัพธ์ที่ได้อย่างระมัดระวัง เพราะระบบอาจแสดงบริษัทหลายแห่งที่มีชื่อคล้ายกันหรือใกล้เคียงกัน ควรอ่านชื่อเต็มให้ครบถ้วนและเทียบกับเอกสารที่มีอยู่ทุกตัวอักษร ไม่ใช่แค่ดูว่าชื่อคล้ายกันแล้วสรุปว่าใช่
4. ตรวจว่าข้อมูลตรงกับเอกสารที่ซัพพลายเออร์ให้มาหรือไม่
เมื่อพบบริษัทในระบบแล้ว ให้เทียบข้อมูลทุกจุดกับเอกสารที่ได้รับมา ทั้งชื่อบริษัท เลขนิติบุคคล ที่อยู่ สถานะนิติบุคคล และชื่อกรรมการหรือผู้มีอำนาจ หากข้อมูลใดจุดหนึ่งไม่ตรงกัน ควรสอบถามซัพพลายเออร์เพื่อความชัดเจนก่อนดำเนินการต่อ
5. บันทึกเลขนิติบุคคลไว้เพื่อตรวจสอบซัพพลายเออร์ต่อ
เมื่อยืนยันได้ว่าเป็นบริษัทที่ถูกต้องแล้ว ควรบันทึกเลขนิติบุคคลไว้สำหรับการตรวจสอบเชิงลึกในขั้นต่อไป เช่น การดูงบการเงิน ผู้ถือหุ้น กรรมการ หรือประวัติการเปลี่ยนแปลงของบริษัท เพราะการมีเลขนิติบุคคลที่ถูกต้องช่วยให้การค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมในขั้นต่อไปแม่นยำและรวดเร็วขึ้นมาก
ขั้นตอนทั้งหมดนี้ใช้เวลาไม่นานหากมีข้อมูลเบื้องต้นพร้อม และช่วยยืนยันได้ว่าบริษัทที่กำลังติดต่ออยู่มีตัวตนจริงตามกฎหมาย แต่นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการประเมินเท่านั้น
เจอบริษัทในระบบแล้ว ยังไม่ควรสรุปว่าน่าเชื่อถือทันที
ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดคือการคิดว่าเมื่อเจอบริษัทในระบบของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าแล้ว เท่ากับว่าบริษัทนั้นน่าเชื่อถือและพร้อมทำสัญญาได้ทันที แต่ในความเป็นจริง การเช็คบริษัทจดทะเบียนเป็นเพียงขั้นแรกในกระบวนการที่มีหลายระดับ
ระดับแรก คือการมีอยู่จริง ซึ่งหมายถึงพบข้อมูลนิติบุคคลในระบบทางการ
ระดับที่สอง คือการยังดำเนินกิจการอยู่ ซึ่งต้องดูสถานะนิติบุคคลว่าเป็นปกติหรือมีสถานะผิดปกติ เช่น เลิกกิจการหรืออยู่ระหว่างชำระบัญชี
ระดับที่สาม คือความสามารถในการทำสัญญาได้หรือไม่ ซึ่งต้องดูว่าผู้ที่กำลังเจรจาหรือลงนามมีอำนาจตามเอกสารจริงหรือไม่
ระดับที่สี่ คือความน่าเชื่อถือพอสำหรับธุรกรรมที่กำลังจะทำหรือไม่ ซึ่งต้องดูข้อมูลหลายมิติร่วมกัน เช่น งบการเงิน ผู้ถือหุ้น ประวัติการเปลี่ยนแปลง และความเสี่ยงอื่นที่เกี่ยวข้อง และระดับสุดท้ายคือความเหมาะสมในการเป็นซัพพลายเออร์ ซึ่งต้องดูความมั่นคงทางการเงิน ความสามารถในการส่งมอบ และความเสี่ยงที่อาจกระทบความต่อเนื่องของธุรกิจก่อนตัดสินใจทำสัญญาจริง
การเช็คบริษัทจดทะเบียนตอบได้แค่ระดับแรกและช่วยให้เห็นบางส่วนของระดับที่สอง แต่ไม่ได้ตอบระดับที่สามถึงห้าเลย ฝ่ายจัดซื้อที่หยุดตรวจสอบแค่ขั้นนี้แล้วตัดสินใจทำสัญญาทันที อาจพลาดข้อมูลสำคัญที่ส่งผลต่อความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจร่วมกันในระยะยาว
ก่อนทำสัญญาทางธุรกิจ ควรตรวจอะไร
เมื่อเข้าใจแล้วว่าการเจอบริษัทในระบบเป็นเพียงขั้นแรก คำถามต่อมาคือควรตรวจสอบข้อมูลอะไรเพิ่มเติมก่อนทำสัญญาจริงกับซัพพลายเออร์หรือพาร์ทเนอร์
สถานะนิติบุคคล ดูว่าบริษัทยังดำเนินกิจการอยู่ตามปกติหรือมีสถานะผิดปกติที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติม เช่น อยู่ระหว่างเลิกกิจการหรือชำระบัญชี
ชื่อบริษัทและเลขนิติบุคคล ตรวจว่าตรงกับใบเสนอราคา สัญญา ใบกำกับภาษี และเอกสารอื่นที่ได้รับจากซัพพลายเออร์หรือไม่ ความไม่ตรงกันแม้เล็กน้อยอาจมีความหมายสำคัญ
กรรมการและผู้มีอำนาจลงนาม ตรวจว่าคนที่เจรจาหรือกำลังจะลงนามในสัญญามีอำนาจเกี่ยวข้องกับบริษัทจริงหรือไม่ เพราะการลงนามกับผู้ที่ไม่มีอำนาจอาจทำให้สัญญาไม่มีผลผูกพันตามที่ต้องการ
ที่อยู่และข้อมูลติดต่อ ตรวจว่าข้อมูลที่ซัพพลายเออร์ให้มาตรงกับข้อมูลนิติบุคคลที่ปรากฏในระบบทางการหรือไม่
ทุนจดทะเบียน ใช้ดูฐานทุนเบื้องต้นของบริษัท และควรอ่านร่วมกับขนาดงานหรือมูลค่าสัญญาที่กำลังจะทำ เพื่อประเมินว่าฐานทุนสอดคล้องกับขนาดธุรกรรมหรือไม่
งบการเงินย้อนหลัง ดูรายได้ กำไร หนี้สิน สภาพคล่อง และแนวโน้มของธุรกิจในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เพื่อประเมินความมั่นคงของซัพพลายเออร์ในระยะยาว
ผู้ถือหุ้นและโครงสร้างเจ้าของ ดูว่าใครอยู่เบื้องหลังบริษัทจริง และมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติมหรือไม่
ประวัติการเปลี่ยนแปลงบริษัท ดูว่ามีการเปลี่ยนกรรมการ ที่อยู่ ทุน หรือผู้ถือหุ้นบ่อยผิดปกติหรือไม่ เพราะการเปลี่ยนแปลงที่ถี่เกินไปโดยไม่มีเหตุผลทางธุรกิจชัดเจนอาจเป็นจุดที่ควรระวัง
ความเชื่อมโยงทางธุรกิจ ดูว่าบริษัทเกี่ยวข้องกับนิติบุคคลหรือบุคคลอื่นที่อาจส่งผลต่อความเสี่ยงในการทำธุรกิจร่วมกันหรือไม่
ข้อมูลทั้งเก้าด้านนี้ไม่จำเป็นต้องตรวจครบทุกครั้งสำหรับธุรกรรมขนาดเล็ก แต่ยิ่งมูลค่าสัญญาสูงขึ้นหรือความสัมพันธ์ระยะยาวมากขึ้น ความครบถ้วนของการตรวจสอบก็ควรเพิ่มขึ้นตามไปด้วย
สัญญาณความเสี่ยงจากซัพพลายเออร์ที่ควรตรวจต่อ
เมื่อเริ่มตรวจสอบข้อมูลตามที่กล่าวมา สัญญาณต่อไปนี้คือจุดที่ควรหยุดและตรวจสอบเพิ่มเติมก่อนอนุมัติ Vendor หรือทำสัญญาต่อ
ชื่อบริษัทในเอกสารไม่ตรงกับข้อมูลนิติบุคคลที่ตรวจสอบได้
หรือเลขนิติบุคคลไม่ตรงกับชื่อบริษัทที่ระบุไว้ ควรสอบถามให้ชัดเจนก่อนดำเนินการต่อ เช่นเดียวกับกรณีที่ผู้ลงนามในเอกสารไม่มีข้อมูลเชื่อมโยงกับบริษัทตามที่ตรวจสอบได้ หรือที่อยู่บริษัทที่ปรากฏในเอกสารไม่ตรงกับข้อมูลนิติบุคคลทางการ
บริษัทมีสถานะเลิกกิจการ หรือร้าง
หรือมีสถานะผิดปกติอื่นที่ปรากฏในระบบหรือฐานข้อมูล รวมถึงกรณีที่ไม่พบงบการเงินย้อนหลังเลยหรือข้อมูลการเงินไม่ต่อเนื่อง ซึ่งอาจสะท้อนปัญหาในการดำเนินธุรกิจ หรือกรณีที่พบว่าหนี้สินสูงผิดปกติหรือรายได้ลดลงต่อเนื่องหลายปี
การเปลี่ยนกรรมการ ผู้ถือหุ้น หรือที่อยู่บ่อยผิดปกติ
เป็นอีกสัญญาณที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติม เช่นเดียวกับกรณีที่ทุนจดทะเบียนไม่สอดคล้องกับมูลค่าสัญญาหรือขนาดงานที่กำลังจะทำร่วมกัน หรือกรณีที่บริษัทมีความเชื่อมโยงกับนิติบุคคลหรือบุคคลที่มีประวัติควรตรวจสอบต่อ
กรณีที่ซัพพลายเออร์ให้ข้อมูลที่ไม่ตรงกับข้อมูลที่ตรวจสอบได้อย่างเป็นอิสระ
ซึ่งอาจเป็นความผิดพลาดในการสื่อสารหรืออาจเป็นสัญญาณที่ลึกกว่านั้น
สัญญาณทั้งหมดนี้ไม่ใช่ข้อสรุปว่าซัพพลายเออร์มีปัญหาแน่นอน หลายกรณีอาจมีคำอธิบายทางธุรกิจที่สมเหตุสมผล แต่เป็นเหตุผลที่ควรตรวจสอบเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจ ไม่ควรด่วนสรุปจากสัญญาณเพียงจุดเดียว แต่ควรให้ความสำคัญมากขึ้นเมื่อพบหลายสัญญาณพร้อมกันในบริษัทเดียว
ข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นเมื่อเลือกซัพพลายเออร์จากข้อมูลไม่พอ
แม้จะรู้หลักการตรวจสอบบริษัทแล้ว แต่ในการทำงานจริงยังมีข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นบ่อยซึ่งทำให้การตรวจสอบไม่ครบถ้วนเท่าที่ควร
ดูแค่ราคาที่ถูกที่สุดโดยไม่ตรวจสอบบริษัทเลย การเลือกซัพพลายเออร์จากราคาเพียงอย่างเดียวอาจทำให้พลาดความเสี่ยงด้านการส่งมอบหรือคุณภาพที่ตามมาทีหลัง ราคาที่ถูกผิดปกติบางครั้งสะท้อนถึงปัญหาที่ซ่อนอยู่ในความสามารถของซัพพลายเออร์ด้วย
ค้นหาชื่อบริษัทผ่าน Google แล้วคิดว่าเพียงพอแล้ว ผลการค้นหาในอินเทอร์เน็ตไม่ได้ยืนยันสถานะนิติบุคคลที่ถูกต้องตามกฎหมาย เว็บไซต์หรือบทความที่ปรากฏอาจเป็นข้อมูลเก่า ไม่ครบถ้วน หรือไม่ได้อ้างอิงจากแหล่งทางการเลย
ดูแค่เว็บไซต์หรือโซเชียลมีเดียของซัพพลายเออร์ เว็บไซต์และโซเชียลมีเดียสามารถสร้างได้ง่ายและไม่ได้สะท้อนความถูกต้องของข้อมูลนิติบุคคลเสมอไป การดูช่องทางออนไลน์เพียงอย่างเดียวไม่สามารถยืนยันว่าบริษัทจดทะเบียนถูกต้องหรือยังดำเนินกิจการอยู่จริง
เชื่อข้อมูลในใบเสนอราคาโดยไม่เทียบกับข้อมูลนิติบุคคล เอกสารที่ซัพพลายเออร์ส่งมาเองควรถูกใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจสอบ ไม่ใช่ข้อสรุปสุดท้าย เพราะข้อมูลในเอกสารอาจไม่ตรงกับข้อมูลที่ตรวจสอบได้จากแหล่งทางการ
ไม่ตรวจเลขนิติบุคคล หลายครั้งฝ่ายจัดซื้อข้ามขั้นตอนนี้ไปเลย ทั้งที่เลขนิติบุคคลเป็นข้อมูลพื้นฐานที่แม่นยำที่สุดในการยืนยันตัวบริษัท และช่วยป้องกันความสับสนจากชื่อบริษัทที่คล้ายกัน
ไม่ตรวจผู้มีอำนาจลงนามก่อนทำสัญญา การลงนามกับผู้ที่ไม่มีอำนาจจริงอาจทำให้สัญญาไม่มีผลผูกพันตามที่ต้องการ ซึ่งเป็นความเสี่ยงทางกฎหมายที่มักถูกมองข้ามจนกว่าจะเกิดปัญหา
เห็นว่าบริษัทจดทะเบียนแล้วจึงสรุปว่าน่าเชื่อถือทันที การพบบริษัทในระบบทางการเป็นเพียงขั้นแรก หากไม่ดูงบการเงินหรือความสามารถในการส่งมอบเพิ่มเติม อาจพลาดสัญญาณความเสี่ยงด้านความมั่นคงของซัพพลายเออร์
ไม่มอนิเตอร์ซัพพลายเออร์หลังจากเริ่มทำธุรกิจร่วมกันแล้ว สถานะของบริษัทสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ซัพพลายเออร์ที่น่าเชื่อถือในวันที่อนุมัติ Vendor อาจมีสถานะที่เปลี่ยนไปในอีกหนึ่งหรือสองปีถัดมา หากไม่มีการติดตามต่อเนื่อง ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่อาจไม่ถูกพบจนกว่าจะกลายเป็นปัญหาจริง
ข้อผิดพลาดเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากความประมาทเสมอไป แต่ส่วนใหญ่เกิดจากข้อจำกัดด้านเวลาและการไม่มีกระบวนการที่เป็นระบบสำหรับการตรวจสอบซัพพลายเออร์ตั้งแต่แรก
จากการเช็กบริษัท สู่การคัดกรองซัพพลายเออร์อย่างเป็นระบบ
วิธีตรวจสอบบริษัทว่ามีจริงไหมสามารถเริ่มทำได้ด้วยตนเองในเวลาไม่นาน โดยใช้ชื่อบริษัทหรือเลขนิติบุคคลเพื่อเช็คบริษัทจดทะเบียนผ่านแหล่งข้อมูลทางการ ขั้นตอนที่กล่าวมาช่วยยืนยันได้ว่าบริษัทที่กำลังติดต่ออยู่มีตัวตนจริงตามกฎหมาย
แต่สำหรับฝ่ายจัดซื้อหรือผู้ประกอบการที่กำลังจะเลือกซัพพลายเออร์ การรู้ว่าบริษัทมีตัวตนจริงเป็นเพียงขั้นแรกเท่านั้น ก่อนเลือกซัพพลายเออร์หรือทำสัญญา ควรตรวจสอบข้อมูลอื่นร่วมด้วย ทั้งสถานะนิติบุคคล ผู้มีอำนาจลงนาม ผู้ถือหุ้น งบการเงิน และสัญญาณความเสี่ยงที่อาจกระทบการส่งมอบหรือความต่อเนื่องทางธุรกิจในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจต้องรับซัพพลายเออร์หลายรายต่อเดือนหรือมีมูลค่าจัดซื้อที่สูงขึ้นเรื่อยๆ การตรวจสอบแบบครั้งเดียวต่อครั้งอาจไม่เพียงพอ และซัพพลายเออร์ที่ผ่านการอนุมัติไปแล้วก็ยังควรถูกติดตามต่อเนื่อง เพราะสถานะของบริษัทสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาแม้จะน่าเชื่อถือในวันที่อนุมัติ Vendor ก็ตาม
Corpus X B2B Data Analytics Platform เข้าใจปัญหาที่ฝ่ายจัดซื้อมักเจอคือข้อมูลที่ต้องใช้ตรวจสอบกระจัดกระจายอยู่หลายแหล่ง การดูแค่เอกสารที่ซัพพลายเออร์ส่งมาเองไม่พอสำหรับการยืนยันความถูกต้อง และการทำสัญญาโดยไม่มีข้อมูลรองรับครบถ้วนอาจเพิ่มความเสี่ยงทั้งด้านการส่งมอบ การชำระเงิน และความต่อเนื่องทางธุรกิจ ผ่านโซลูชัน Purchasing ที่ช่วยรวบรวมข้อมูลนิติบุคคล สถานะบริษัท กรรมการ ผู้ถือหุ้น งบการเงินย้อนหลัง และความเชื่อมโยงทางธุรกิจของซัพพลายเออร์ไว้ในที่เดียว ทำให้การตรวจสอบก่อนทำสัญญาไม่ต้องเสียเวลาสืบค้นจากหลายแหล่งอีกต่อไป
ทดลองใช้ Corpus X ฟรี เพื่อการตรวจสอบบริษัทที่ดีสำหรับงานจัดซื้อไม่ควรหยุดที่การยืนยันตัวตน แต่ควรช่วยให้ตัดสินใจก่อนทำสัญญาได้รอบคอบขึ้นและลดความเสี่ยงที่อาจป้องกันได้ตั้งแต่เริ่มต้น !!